Bye-bye altes Outlook? Was der Januar für uns bereithält!

2025 startet gleich mit einer bedeutenden Änderung für viele Unternehmen: Microsoft rollt im Januar 2025 das neue Outlook-Update aus und verabschiedet das alte Design. Während einige Teams sich vielleicht auf die neue, modernere Version freuen, denken andere eher: „Warum muss sich wieder etwas ändern?“ Doch keine Sorge – wer die Umstellung im Januar nicht direkt mitmachen möchte, hat Möglichkeiten, das Update zunächst zu verschieben. Lassen Sie uns einen Blick auf die bevorstehenden Änderungen und die möglichen nächsten Schritte werfen.

Was ändert sich mit dem neuen Outlook?

Mit dem Update zieht Microsoft das Desktop-Outlook stärker an das Web- und Mobil-Outlook an, was für eine einheitlichere Erfahrung sorgt – aber auch neue Anpassungen im Arbeitsalltag bedeutet:

• Design und Benutzerführung: Das Layout ist aufgeräumter und orientiert sich an den modernen Microsoft 365-Designprinzipien. Dadurch wirkt das neue Outlook minimalistischer und kann Teams helfen, den Überblick zu behalten.
• Vereinfachte Integration mit anderen Microsoft 365-Tools: Outlook soll in Zukunft noch enger mit Teams und Microsoft To-Do vernetzt sein. Das erleichtert die Kollaboration und das zentrale Aufgabenmanagement – ein klarer Vorteil für Unternehmen, die stark mit diesen Tools arbeiten.
• Neue Funktionen und veränderte Positionen bekannter Tools: Einige Funktionen sind anders platziert, was gerade für langjährige Nutzer eine Umstellung bedeuten kann. Hier kann ein wenig Schulung erforderlich sein.

Mögliche Stolperfallen und Herausforderungen

Der Wechsel bringt nicht nur neue Möglichkeiten, sondern kann für einige Teams auch gewisse Herausforderungen darstellen:

• Neue Workflows: Wenn sich die Position bestimmter Tools oder Funktionen verändert, kann das für Verwirrung sorgen. Mitarbeiter, die sich an die „alte Version“ gewöhnt haben, werden möglicherweise Support benötigen, um sich an das neue Layout anzupassen.
• Kompatibilität mit Add-Ons und Integrationen: Unternehmen, die Add-Ons zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe nutzen, könnten auf Kompatibilitätsprobleme stoßen, falls diese Add-Ons noch nicht vollständig mit dem neuen Outlook harmonieren.
• Erhöhter Schulungsbedarf: Um die Produktivität während der Umstellung aufrechtzuerhalten, ist möglicherweise eine Schulung erforderlich. IT-Teams könnten in dieser Phase mehr Support-Anfragen erhalten.

Empfehlung B-SOL IT-Solutions: Wir raten zum setzen der Registry Einstellung, die im nächsten Abschnitt beschrieben ist. Die Ansicht ist gewöhnungsbedürftig, auch die freigegebenen Postfächer sind nun anders zu finden.

Wer die Umstellung lieber etwas später angehen möchte, kann das Update auf Unternehmensebene verschieben:

Einstellung über das Microsoft Admin Center: Unternehmen haben die Möglichkeit, das Update über das Microsoft Admin Center zu steuern und den Wechsel zum neuen Outlook hinauszuzögern. So können Teams sich in Ruhe auf die neue Version vorbereiten und sicherstellen, dass alle Add-Ons und Integrationen einsatzbereit sind.

Zeit für Schulungen schaffen: Indem das Update verzögert wird, lässt sich die nötige Zeit einplanen, um Mitarbeitende gezielt zu schulen und Support-Ressourcen bereitzustellen. So kann die Umstellung reibungslos ablaufen, ohne dass die Produktivität leidet.

Registry Keys: Admins können über die Registry, Gruppenrichtlinien, Intune oder RMM Lösungen aktiv werden. Durch Setzen des Registry-Schlüssels NewOutlookMigrationUserSetting als dword:00000001 oder 00000000 im Zweig HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\preferences kann die Migration deaktiviert werden.

Fazit: Outlook (Classic) oder Outlook (New) ?

Das neue Outlook bringt zweifellos Vorteile mit sich, erfordert aber auch eine gewisse Umstellung und ist fast wie die Outlook Web-Version. Unternehmen, die den Übergang stressfrei gestalten möchten, sollten das Update zunächst verschieben, um den Mitarbeitenden Zeit zur Eingewöhnung zu geben. Wer dagegen den Schritt wagt, kann die neuen Funktionen direkt testen und sich frühzeitig an den neuen Workflow gewöhnen. Egal, wann Sie den Wechsel angehen – mit guter Vorbereitung kann Outlook auch in neuer Form ein zuverlässiger Partner im Arbeitsalltag bleiben.