2 einfache Wege: Wie du mit Automatisierung startest

„Automatisierung ist wichtig, aber wo fange ich an?“ Diese Frage hören wir täglich von Geschäftsführern. Die Antwort ist jedoch einfacher als gedacht. Viele Unternehmen stehen vor einem Berg von Möglichkeiten und wissen nicht, welchen Prozess sie zuerst angehen sollen.

Das Problem: Ohne klaren Startpunkt bleibt Automatisierung ein Wunschtraum statt zur Realität zu werden. Dabei gibt es zwei bewährte Wege, die dir den Einstieg erleichtern.

Weg 1: Deine eigenen Prozesse systematisch analysieren

Der 3x-pro-Woche-Test

Der erste Weg ist der bewährteste: Du analysierst deine eigenen Abläufe systematisch. Dieser Ansatz funktioniert deshalb so gut, weil du deine Prozesse am besten kennst.

Schritt 1: Alle wiederkehrenden Aufgaben auflisten

Nimm dir 30 Minuten Zeit und schreibe alle wiederkehrenden Aufgaben in deinem Geschäft auf. Egal ob E-Mail-Antworten, Kundenonboarding oder Rechnungsstellung. Denke dabei an:

• Kundenservice: E-Mail-Bearbeitung, Terminvereinbarungen, Statusupdates
• Verwaltung: Rechnungserstellung, Dokumentenablage, Datenpflege
• Vertrieb: Angebotserstellung, Nachfassaktionen, Kundenkommunikation
• Buchhaltung: Belegerfassung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen

Schritt 2: Die 3x-pro-Woche-Regel anwenden

Frage dich bei jeder Aufgabe: „Mache ich das mehr als 3x pro Woche?“ Falls ja, hast du deinen ersten Automatisierungskandidaten gefunden.

Diese Regel ist goldwert, weil sie dir zeigt, wo sich Automatisierung am schnellsten rechnet. Eine Aufgabe, die du 3x pro Woche machst, führst du 156x pro Jahr aus. Sparst du pro Durchgang nur 10 Minuten, sind das bereits 26 Stunden jährlich.

Praxisbeispiel: Handwerksbetrieb

Ein Elektriker-Betrieb wendete diese Methode an:

Aufgelistete Aufgaben:

• Terminbestätigungen per E-Mail (täglich)
• Materialbestellungen (3x pro Woche)
• Rechnungserstellung (täglich)
• Kundenanfragen beantworten (täglich)

Ergebnis: Alle vier Aufgaben erfüllten die 3x-Regel. Der Betrieb startete mit der Terminbestätigung, da diese am einfachsten zu automatisieren war.

Zeitersparnis: 2 Stunden pro Woche, das entspricht 8 Stunden pro Monat.

Bewertung der Automatisierungskandidaten

Bewerte deine gefundenen Kandidaten nach drei Kriterien:

1. Häufigkeit: Wie oft führst du die Aufgabe aus?
2. Zeitaufwand: Wie lange dauert sie pro Durchgang?
3. Komplexität: Wie schwer ist sie zu automatisieren?

Die Formel: Häufigkeit × Zeitaufwand = Einsparpotenzial

Starte mit Aufgaben, die hohe Häufigkeit und hohen Zeitaufwand bei niedriger Komplexität haben.

Weg 2: ChatGPT als Automatisierungs-Berater nutzen

Der intelligente Abkürzungsweg

Der zweite Weg ist moderner und oft effektiver: Du lässt KI-Tools die Analyse für dich machen. ChatGPT kennt Standardprozesse verschiedener Branchen und kann dir eine strukturierte Roadmap erstellen.

Der perfekte Prompt:

"Bitte analysiere die Branche [DEINE BRANCHE] und erstelle eine strukturierte Liste von Standardprozessen, die sich besonders gut für Automatisierung eignen. Sortiere sie nach Nutzen und Einfachheit in der Umsetzung."

Warum dieser Prompt funktioniert:

• Branchenspezifische Analyse
• Strukturierte Auflistung
• Priorisierung nach Nutzen und Machbarkeit

Beispiel-Analyse für Steuerberatung

Eingabe: „Bitte analysiere die Branche Steuerberatung und erstelle eine strukturierte Liste…“

ChatGPT-Antwort (gekürzt):

Hoch-Nutzen, Einfach:
1. Automatische Belegerfassung (OCR)
2. Terminbuchung für Mandanten
3. Standardisierte E-Mail-Antworten

Hoch-Nutzen, Mittel:
4. DATEV-Schnittstellen-Automatisierung
5. Mahnsystem für Honorare
6. Mandanten-Onboarding

Mittel-Nutzen, Einfach:
7. Dokumentenarchivierung
8. Terminserien-Erstellung

Du bekommst eine komplette Roadmap, sortiert nach Priorität. Starte einfach mit Punkt 1 und arbeite dich durch.

Verfeinerung durch Nachfragen

Stelle Nachfragen, um konkrete Umsetzungsschritte zu erhalten:

„Wie kann ich Punkt 1 (Belegerfassung) konkret mit kostenlosen Tools umsetzen?“

ChatGPT gibt dir dann spezifische Anleitungen mit Tool-Empfehlungen und Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Die beiden Wege kombinieren

Die beste Strategie: Kombiniere beide Wege für maximalen Erfolg.

Schritt 1: Nutze ChatGPT für die Branchenanalyse Schritt 2: Gleiche die Ergebnisse mit deiner eigenen Prozessliste ab Schritt 3: Finde Überschneidungen und priorisiere diese

Vorteil: Du erhältst sowohl branchenspezifische Best Practices als auch deine individuellen Schmerzpunkte.

Häufige Automatisierungskandidaten nach Branchen

Handwerk

• Terminbestätigungen
• Materialbestellungen
• Rechnungserstellung
• Kundenservice-E-Mails

Dienstleistung

• Angebotserstellung
• Projektstatusupdates
• Rechnungsstellung
• Kundenkommunikation

Handel

• Bestellabwicklung
• Lagerverwaltung
• Lieferantenkommunikation
• Kundenservice

Steuerberatung

• Belegerfassung
• Mandantenkommunikation
• Terminverwaltung
• Honorarabrechnung

Die ersten Schritte nach der Analyse

Sofort umsetzbar (diese Woche):

1. E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Antworten erstellen
2. Automatische Weiterleitung für Kundenanfragen einrichten
3. Terminbuchungs-Link für Kunden bereitstellen

Mittelfristig (nächste 4 Wochen):

• Einfache Zapier-Automatisierungen einrichten
• CRM-System für Kundenverwaltung implementieren
• Rechnungsprozess digitalisieren

Langfristig (nächste 3 Monate):

• Komplexere Workflows mit Make.com aufbauen
• API-Schnittstellen zwischen Systemen schaffen
• Datenanalyse und Reporting automatisieren

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Zu komplex starten Beginne mit einfachen Automatisierungen. Eine automatische E-Mail-Antwort ist besser als ein komplexer Workflow, der nie fertig wird.

Fehler 2: Alles auf einmal machen Automatisiere einen Prozess nach dem anderen. Jede erfolgreiche Automatisierung motiviert für die nächste.

Fehler 3: Die IT-Infrastruktur ignorieren Automatisierung funktioniert nur mit stabiler IT-Grundlage. Sorge dafür, dass deine Systeme zusammenarbeiten können.

Automatisierung messen und optimieren

Messwerte für Erfolg:

• Gesparte Zeit pro Woche
• Reduzierte Fehlerrate
• Erhöhte Kundenzufriedenheit
• Schnellere Bearbeitungszeiten

Monatliche Erfolgskontrolle:

• Welche Automatisierungen laufen stabil?
• Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial?
• Welcher Prozess sollte als nächstes automatisiert werden?

Fazit: Der Weg ist das Ziel

Beide Wege führen zum Erfolg. Der entscheidende Punkt ist jedoch: Du musst anfangen. Analyse ohne Umsetzung bringt null Verbesserung.

Empfehlung B-SOL IT Solutions: Starte diese Woche mit der Prozessanalyse. Nimm dir 30 Minuten Zeit, liste deine wiederkehrenden Aufgaben auf und wende die 3x-pro-Woche-Regel an. Parallel dazu nutze ChatGPT für eine Branchenanalyse. Nach einer Woche hast du eine klare Roadmap und kannst mit der ersten Automatisierung starten.chen E-Mail-Regel. Jede kleine Verbesserung motiviert dann für die nächsten Schritt.